Gérer le budget et manquer son objectif

Gérer le budget et manquer son objectif ?

Ah…jamais.

En tant que consultant je suis fréquemment confronté à une limite de budget de la part de mes clients.

Jusqu’à ce qu’on rencontre le vrai problème.

La vaste majorité des situations est ultimement résolue et le budget n’est jamais le vrai problème.

Vraiment.

Ça ne signifie pas que le budget s’agrandit. Dans beaucoup de cas, la solution est moins coûteuse que prévue.

Dans toutes les situations, le vrai problème est résolu après une grande période de questionnement. Dans toutes les situations, le vrai problème est découvert après une grande période de questionnement :

  • Que voulez-vous ? Une solution.
  • Que voulez-vous réellement ? Une solution rapide et peu coûteuse.
  • Pourquoi voulez-vous cette solution ? Parce qu’on a un problème.
  • Pourquoi-voulez vous réellement cette solution ?
    • Je me suis déjà engagé.
    • Je vais avoir l’air fou si je ne réussis pas.
    • Je ne veux pas retourner et demander plus…

Des raisons simples.

Répondre honnêtement demande du courage de la part des gestionnaires.

Courage pour convoquer le comité de gestionnaire et admettre qu’on n’a pas compris le problème correctement et qu’on allait commettre une erreur…

Oh bien sûr…Qui suis-je pour dire à un client quelle est la bonne approche ? On m’a récemment posé cette question…avec un ton décidé.

Je suis habituellement transparent (OK, OK…presque toujours!) Après tout, je facture beaucoup d’argent pour mes conseils. Si je ne suis pas parfaitement honnête avec mes clients, pourquoi vont-ils me payer ?

Mais en tant que consultant, je ne suis pas un employé. Je n’ai pas à me soumettre à ce que mon employeur me dit.

En fait, je me corrige : en tant qu’employé, je DEVRAIS aider mon employeur à prendre les meilleures décisions et je ne devrais pas être réticent à contredire mon employeur, ou avoir de sa réaction suite à ma réponse d’expert.
Consultant, employé, collègue, ami ou épouse… ce devrait toujours être aussi facile.

Mais la confiance est le problème.

Confiance et peur…ça s’oppose.

La peur de blesser ou de vexer l’autre.

Confiance et vision. Au coeur de l’association entre deux personnes…ou de toute organisation.

Pourquoi se parler si on ne peut pas se faire confiance ?

Quand nous étions tous petits, nous aimions demander POURQUOI…à répétition.

Maintenant, nous sommes adultes et un simple « NON » ou son équivalent suffit à nous arrêter.

Un seul.

Ou même la peur du non… Faites-moi confiance…Beaucoup d’adultes vont seulement imaginer qu’on leur dise « non » et ça suffira à les empêcher de demander.  Ah l’imagination…tout un processus.

Étude de cas :

L’organisation a un problème. Un problème répétitif. Les plaintes des consommateurs sont très élevées.

L’ « employeur » veut une solution. La moins dispendieuse évidemment. « Peux-tu t’arranger pour trouver ça ? », demande-t-il à son gestionnaire.

« Oui ! » répond rapidement le gestionnaire.

On commence à chercher une solution…

Oh non… on définit d’abord un budget pour cette solution.

Mais, mais… pense le gestionnaire…on ne connaît même pas la source du problème… et sa petite voix intérieure l’empêche d’exprimer son inquiétude tout haut. Après tout, en tant que gestionnaire, il devrait CONNAÎTRE, par lui-même, la source du « problème ».

Il accepte alors le budget limité et tente de faire entrer une solution carrée dans un trou rond, très rond et tout petit trou.

Pfff…. Pourquoi prendre le temps de dire « oui » si on sait qu’on n’a pas le droit de dire « non »? Ah bon…

Trouvons un expert.

Ah, les experts savent tout.

Et demandons-lui de faire ce que le gestionnaire a en tête…la limite de budget.

Quand l’expert propose une solution de départ, très différente de ce qui trotte dans la tête du gestionnaire, l’une de ces deux situations se produit :

  1. OH! Je n’avais pas pensé à ça…Essayons de le faire entrer dans le budget.
  2. Oh. Ce n’est pas ce que j’avais en tête. Ça va dépasser le budget. C’est nouveau (RISQUÉ), je veux une solution « traditionnelle » (SÉCURITAIRE et peu efficiente)

Malheureusement, l’option #2 est la plus fréquente.

JE…

VEUX…

UNE MÉTHODE TRADITIONNELLE

Oui, quelque chose de mesurable, de facile à implémenter et d’inutile…Plus inutile qu’une solution qui pourrait produire un résultat différent et imprévu…qui peut s’avérer inexact et qui requiert de convaincre plusieurs personnes.

Rappelez-vous :

  • La situation actuelle est inacceptable
  • On doit changer ce qu’on faisait AVANT.

Marshall Goldsmith a affirmé « Ce qui t’a mené jusqu’ici ne t’emmènera pas là-bas. »

Et Einstein a dit que le problème que nous rencontrons aujourd’hui doit être traité avec un niveau différent de pensée que celui où nous étions lorsque nous l’avons créé.

Einstein était un génie.

Il était un observateur.

Il a aussi dit quelque chose comme ça : « Deux choses sont infinies : l’univers et la stupidité humaine. Mais lorsqu’il est mort, il n’était plus sûr du premier. »

Je ne prétend pas être aussi sage qu’Albert. Je ne le serai jamais.

C’est pourquoi je pose des questions simples… J’ai besoin de simplifier.

Des questions comme :

  • Quel est votre budget ?
  • Combien la situation vous coûtera si elle n’est pas résolue ? Encore plus !

Ah… les gens sont en majorité assez intelligents pour comprendre la GRANDE différence de coûts.

D’un côté, le PRIX de la proposition.

De l’autre côté, la VALEUR de cette même proposition.

Le calcul est généralement en faveur d’une solution…presque sans aucune considération du coût, qui est, après avoir considéré tous les facteurs, toujours plus petit que le coût de la non-solution.

Ce fait est généralement assez pour inciter les gestionnaires à rassembler le courage nécessaire pour retourner voir le comité et organiser une deuxième discussion à propos du vrai problème.

Drôle… Le budget est rarement discuté en tant que facteur limitatif quand les vrais problèmes remontent à la surface.

Je me rappelle d’une rencontre avec un nombre de retraités quelques années plus tôt. L’un d’entre eux m’a dit avec une grande fierté qu’il avait travaillé pendant 38 ans pour le même employeur. Il a tranquillement grimpé les échelons pour devenir un gestionnaire. Il nous a révélé qu’il n’avait que deux règles :

  • Prendre soin de ses clients
  • Prendre soin du bonheur de ses employés

Sans ordre particulier.

Ensuite, nous avons discuté du budget. Il était très fier de nous expliquer qu’il n’avait jamais dépassé le budget pour ses opérations complexes. Jamais.

Je lui ai ensuite dit : C’est parce que vous n’avez jamais géré un budget.

Il a été étonné. « Non M., vous ne m’avez jamais compris. Je n’ai jamais dépasser mon budget. »

« Je sais », j’ai répondu, « mais vous avez géré une équipe et vous aviez une vision. Vous n’avez jamais pensé au budget comme une fin, mais bien comme un moyen d’atteindre votre mission. »

Il a arrêté de parler. Il y a pensé une seconde et a montré son accord avec un sourire.

Gérer un budget et manquer son objectif?

Gérer un budget et manquer son objectif est malheureusement ce que font toujours les gestionnaires.

Et ils changent aussi souvent d’emploi.

Ah bon…Je vais retourner dans cette organisation mentionnée plus haut sans la nommer. Quand le gestionnaire actuel aurait à nouveau changé  d’emploi.

(Note de l’auteur: la version originale de cet article est paru en 2015. La traduction en 2017… et des rumeurs circulent à cette date que le gestionnaire a démissionné….)

Matériel protégé par le droit d’auteur © Aliter Concept™ 2017. S.V.P. ne pas imprimer ou copier sans la permission de l’auteur.

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