Premier commandement : Tes procédures tu écriras

Procédure, procédure, quand tu nous tiens!

SOP, MON, BOP, plusieurs acronymes qui veulent tous dire la même chose : instructions de travail. Mais dans notre domaine, il y a une petite… twist! Instructions de travail CONTRÔLÉES! L’IDGPSA, la FDA et toutes les autres instances réglementaires les exigent. Ces fameuses procédures ne devraient pas, cependant, être vues comme des exigences réglementaires. Les procédures sont essentielles pour rester conforme, cela va de soit.
Une raison plus fondamentale, à mon avis, et qui touche particulièrement les services de formation et développpement, est…
Je vous sens suspendu à mes lignes… Silence prolongé…… Le transfert de connaissance! La préparation de la relève au sens large!
C’est la raison pour laquelle nous devrions mettre une emphase particulière sur la façon d’écrire autant que sur le contenu. Ces guides si précieux doivent être écrits pour les usagers et non pour les inspecteurs.
À ce sujet… Saviez-vous qu’environ 25% de la main d’oeuvre manufacturière (donc des usines) en Amérique du Nord est considérée analphabète fonctionnelle. Des mots durs à entendre, mais ne nous cachons pas la tête dans le sable. Une statistique du même acabit mentionne qu’une procédure bien écrite devrait être d’un niveau de lecture apte à être compris par des élèves de secondaire 1.
Ajoutez à cela que la génération Y et la suivante (pas encore nommée… les Z?) a été élevée avec les jeux vidéo, l’internet , Wikipédia, Youtube.com et myspace.com et qu’ils sont habitués à appuyer sur « reset » quand la partie est « game over », à chatter avec 12 individus (pas nécessairement des amis!) en même temps et qu’ils exhibent leurs prouesses artistiques ou autres (!) sur le net… Pensez donc comment ces gens qui escamotent les mots et les lettres, comment ces gens vont-ils réagir en lisant votre superbe prose éclectique à la ponctuation rigoureuse? Oubliez de mettre une image et vous les tuez net!
« Read and sign » bien sûr! Comprendre et répéter sans déviation ou divergence? Un double meurtre d’un Z!
Alors quoi? Pourquoi ne pas profiter de ces fameuses exigences réglementaires? Ces gens qui sont nos clients (car nous sommes d’abord à leur service!) ne demandent qu’à contribuer (Révolution Web 2.0 oblige!). Servons-nous en! Ce qui leur manque en expertise pratique est compensé par leur grande expérience des technologies. Assurons-nous de tisser des liens entre les générations, celles qui connaissent, mais qui transfèrent peu et celles qui transfèrent bien, mais connaissent peu. Les experts sont là! Guidons-les pour leur permettre de mieux faire les choses… Conformément.
Boileau disait « Ce qui se sait bien s’énonce clairement et les mots pour le dire arrivent aisément. » Bon, il est mort ce mec, mais il avait du gros bon sens! Aujourd’hui, on pourrait ajouter : Et en l’écrivant clairement, on performe absolument!
En attendant la prochaine chronique… Faites la différence!

Par François Lavallée M. Sc.

 

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