Le calendrier!

Chérie, j’ai oublié notre plus jeune à l’école!

Oups!

Combien de fois avez-vous oublié de faire quelque chose qui était pourtant sur votre liste? Ça m’arrive régulièrement. Eh oui, je fais mon mea culpa. Malgré tous mes systèmes, mes efforts continus de maîtriser mon temps, mes priorités, mes objectifs et tout le tralala, j’en oublie à l’occasion. À plusieurs occasions, si vous consultez ma tendre moitié!

La dernière remonte à… hier! Mon plus jeune fils est arrivé à moitié mort de l’école hier soir… (du moins à en juger par le fait qu’il était étendu sur le balcon de la maison, tous ses sacs pêle-mêle autour de lui et son grand frère penché par dessus lui demandant ce qui n’allait pas et «Allez, arrête de pleurer» et «Réponds!?»… ah les ados!). Il avait plutôt raison cependant. J’avais oublié que je devais aller le chercher pour l’aider à rapporter la guitare électrique et le mini amplificateur que nous avions (oui, nous, comme dans «à deux»!) apportés le matin. Les écoles nous en demandent de plus en plus! C’est bien connu! Le prof de musique a trouvé l’idée de la guitare électrique très excitante, voire électrisante! Mon fils aussi… Il est en train de se monter un fan club à l’école! Mais je vous avoue que le fait de trimbaler la guitare… Ma guitare en passant (chaque semaine n’est pas pour me plaire). Toujours est-il que je devais aider mon plus jeune à transporter le tout. À l’aller et au retour!

Et j’ai oublié!!!

De vous dire à quel point je me sentais coupable quand j’ai vu le benjamin étendu… et mourant?!!!… sur le balcon. Tout ça parce que je n’ai pas bien géré mes calendriers.

Et toc.

Mes calendriers. Un problème courant pour la plupart des gens. Combien de calendriers avez-vous?

Le calendrier de votre gestionnaire de rendez-vous électronique (Outlook ou autre).

Votre PDA, Palm, Blackberry… qui devrait logiquement être le même que le premier. Devrait. Si vous faites vos mises à jour régulièrement.

Et le petit agenda de poche?

Et le calendrier de la famille?

Et combien d’autres?

Le problème est la synchronisation entre tous ces merveilleux outils.

Je recommande toujours aux participants des cours de gestion de temps de n’utiliser qu’un seul calendrier. Ou de recopier toutes les informations des calendriers multiples dans un seul. Celui que vous consultez le plus souvent. Dans mon cas, c’est mon… Hmmm. Je me rends compte de mon erreur. Je dépends de plus en plus de mon agenda électronique sur le laptop. De plus en plus. Comme je passe le plus clair de mon temps devant l’écran, les pratiques alarmes m’avertissent de tous les événements importants. À condition d’entrer lesdits événements dans le calendrier. Ce que je n’ai pas fait la semaine passée et qui a entraîné l’épisode de quasi-évanouissement sur le balcon!

Comment ai-je pu oublier de mettre cet item dans mon agenda? Parce que je ne consulte pas assez souvent le calendrier de famille. Ce calendrier est une idée de ma conjointe, championne en planification. Nos vacances, les soupers entre amis, les dates de graduation et d’événement du service de garde. Tout y est! Je dois faire un effort chaque semaine pour avertir la famille de mes interventions très matinales ou de mes retours tardifs. Gare à moi si j’oublie de les indiquer sur le calendrier de la famille!

Malgré mes efforts, la synchronisation est rarement parfaite. Comment s’en sortir? Au risque de me répéter… Rigueur et discipline!

Voici donc quelques trucs simples pour remédier à cette situation:

Truc #1: Planification hebdomadaire

Hé oui! Encore! Il y a une tendance ici. Et avec raison. Cette période de planification permet de revoir toute la semaine à venir. Profitez-en pour ajuster vos engagements. Un des grands bénéfices de cette revue hebdomadaire est l’élimination des réunions superflues.

N’acceptez jamais de réunions sans vous poser la question suivante: Est-ce que ma présence va ajouter quelque chose à cette réunion? Suis-je nécessaire à une prise de décision? Trop souvent sommes-nous invité par principe. Refusez d’assister à l’occasion! Demandez ensuite les comptes-rendus (vous devez quand même être tenu au courant!) ou encore, demandez à quel moment précis votre présence est requise et pour combien de temps. Vous serez surpris du gain de temps!

Une fois les réunions de votre calendrier bien gérées, révisez vos autres engagements et bloquez les plages appropriées sur votre calendrier. Votre, pas vos!

Il existe cependant une exception: l’agenda papier. Selon moi, l’agenda papier de type Franklin ou Day-Timer, est l’ultime outil de gestion du temps. Pour planifier sa semaine et faire une revue des semaines précédentes. Ceux qui, comme moi, sont encore accrochés à ce merveilleux outil (trois courbettes de révérence SVP) devront cependant s’astreindre à une étape supplémentaire, mais essentielle: La retranscription de blocs réservés de l’agenda à l’écran vers l’agenda papier.

Loin d’être une corvée, cette étape vous permet de mieux gérer vos engagements! En effet, quoi de mieux pour limiter la retranscription que d’éliminer des engagements superflus! Il est étonnant de voir le nombre de réunions qui «sautent» au moment de la retranscription! Et hop! Une autre étape de planification!

En pratique, il ne vous prendra que 2 ou 3 minutes par semaine pour retranscrire. Mais quel impact! Vous venez de vous forcer à revoir le contenu de votre semaine, de refocaliser vos efforts vers ce qui est important.

Pour ceux qui ont un PDA, encore plus simple: Synchronisez électroniquement le tout. Plusieurs programmes d’automatisation existent pour vous aider.

Truc #2: Tournée des calendriers

Une fois la planification terminée, bougez! Prenez quelques minutes pour faire la tournée des calendriers. Certains calendriers d’équipe doivent être ajustés. La même chose pour vos calendriers de famille. Ah oui, certaines personnes refusent de traîner leur agenda professionnel à la maison, histoire de couper efficacement le boulot et la famille. Je respecte cela, soyez-en certains. Mais une fois par semaine, je vous suggère de le faire quand même, simplement pour vous assurer de ne rien oublier.

L’écriture est salvatrice pour ne rien oublier. Cela vous libère la tête. Plus besoin de se dire «il ne faut pas que j’oublie» en partant de la maison le matin: écrivez! L’idéal est d’avoir avec soi un petit calepin, léger et discret. Juste assez grand pour écrire une note. Une note par page. Vous déchirez les pages à votre arrivée au bureau ou à la maison. Ce petit calepin vous libère l’esprit. Et est très efficace! Car si vous ne pensez qu’à «ne pas oublier» votre cerveau focalisera sur le verbe d’action… oublier!

Stress inutile!

 

Devoir de la semaine

1- Planification hebdomadaire: Facile ce devoir puisque que vous, fidèles lecteurs, avez sûrement déjà implanté cette étape.

2- Synchronisation des calendriers d’affaires.

3- Synchronisation des calendriers de famille.

4- ACHETEZ un calepin aide-mémoire (appelez-moi pour des suggestions!)

5- Écrivez-moi pour que je fasse un suivi avec vous dans 3 semaines.

C’est un défi que peu de gens relèvent en passant! Allez, essayez et écrivez moi: Je vous appelerai dans 3 semaines.

P.S.: Mon plus jeune doit encore apporter la guitare à l’école cette semaine. J’ai déjà mis une alarme dans mon calendrier!

 

Citations de la semaine

« You cannot teach a man anything.You can only help him discover it within himself. »   Galileo Galilei

« Ce n’est pas de savoir quoi faire, mais de faire ce qu’on sait! »   Anthony Robbins

Par François Lavallée M. Sc.

 

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