La méthode simple pour mieux gérer les tâches

La méthode simple pour mieux gérer les tâches

 

Cette méthode se situe entre les méthodes très systématiques et les autres totalement intuitives.

J’ai développé ce modèle au fil des ans, à force d’essayer tout ce que me tombait sous la main : livres, logiciels, agendas, planificateurs, etc.

Pourquoi avoir développé une méthode ?

Parce que tout ce que j’ai essayé n’arrivait pas à me satisfaire plus d’un an ou deux.

Parce que les recettes toutes faites sont comme toutes les recettes toutes faites…

Si vous avez acheté un jour un livre de recettes, vous avez déjà fait cette expérience : Vous essayez une recette qui semble succulente. Vous goûtez, appréciez… et décidez de mettre un peu moins de sel la prochaine fois.

Les recettes sont des guides appelant le changement et l’adaptation à vos goûts.

Et c’est ici que le bât blesse (en passant, pour ceux qui pensent que bât s’écrit “bas”, je vous invite à lire ceci).

En effet, si une “recette” ne permet pas les modifications sans perdre de son efficacité je la tasse, je la délaisse, je l’abandonne.

 

D’où mon travail de conception d’une méthode, et non d’une recette. En fait, je dirais plutôt une philosophie de planification basée sur des principes plutôt qu’une méthode.

Sans prétention,

Le modèle PRO!

Planifier

Réfléchir

Organiser

Sans ordre précis par dessus le marché !

 

Certaines situations exigent l’un ou l’autre de ces verbes, de ces actions.

Le modèle PRO requiert de l’Action !

Certaines situations méritent un effort d’organisation, de classement, de ménage, d’ordre.

Certaines situations nécessitent un calendrier et des blocs de temps pour y accomplir des tâches.

Certaines situations ne peuvent s’accomplir rapidement qu’en ralentissant, en réfléchissant.

Et toutes les situations complexes requièrent les trois types d’actions décrites plus haut !

 

Les trucs et astuces qu’on retrouve dans les guides de gestion du temps nous aident le plus souvent à organiser nos tâches (par date, par projet, etc.) et nous offrent des méthodes et outils pour le faire (du post-it au logiciel complexe).

Les outils technologiques, tels que logiciels et applications d’appareils mobiles, nous permettent de “voir” le temps des mois à l’avance, de planifier nos actions. Assez loin, dans certains cas, pour nous donner des sueurs froides.

Tout ceci nous aide énormément si, et seulement si, la réflexion est au rendez-vous.

 

La gestion des tâches et des projets à long terme PEUT être accompagnée de succès pendant un temps sans réflexion. Cependant, et j’encourage tout le monde à me contredire, sans une réflexion approfondie les outils failliront à leur maître éventuellement.

Imaginez-vous gravir une échelle qui vous permettra de franchir une muraille. Une longue échelle dont chaque échelon requiert de votre part un effort considérable. Vous avez les bonnes chaussures assurant un équilibre et une position sécuritaire. Vous avez même des harnais de sécurité pour prévenir les chutes (c’est vraiment une très haute échelle !). La charge de votre sac à dos est balancée pour permettre un effort constant et prolongé. Et vous arrivez à destination encore frais et dispo pour réaliser que l’échelle… est appuyée sur le mauvais mur.

Je vois trop souvent des équipes de direction sauter dans l’action pour accomplir une tâche, un projet, sans vraiment réfléchir. Oh, l’équipe réfléchit au Quoi et au Comment, mais rarement au Pourquoi.

La réflexion a mauvaise presse.

En effet, comment percevez-vous un patron qui a les pieds sur le bureau, les yeux entrouverts regardant le vide ? Lunatique ? Trop relaxe ?

Comment percevez-vous un patron toujours à la course entre deux réunions et répondant au téléphone pendant votre entretien à porte close ? Occupé ? Sollicité ? Indispensable ?

Comment percevez-vous un collègue qui arrive plus tard au bureau parce qu’il reconduisait les enfants à la garderie, ou qui quitte tôt à l’occasion pour assister à la partie de soccer de sa plus jeune, ou qui prend un vendredi à ses frais à l’occasion ?

Comment percevez-vous la collègue qui arrive avant tout le monde chaque matin et qui vous envoie des courriels à toutes heures du jour ou de la nuit et qui ne prend jamais plus de 1 semaine de vacances à la fois ?

Qui est le plus efficace ?

Qui sourit le plus ?

Rappelez-vous, les cimetières sont remplis de gens indispensables.

 

Planifier.

Réfléchir.

Organiser.

Sans ordre précis mais tous importants au bon moment.

 

Chaque semaine je passe quelques minutes pour déterminer ce que j’ai à accomplir dans les prochains jours/semaines/mois.

Chaque semaine, je réserve du temps pour chacune de ces tâches dans les jours/semaines qui suivent (non, je ne planifie pas les mois… tout au plus quelques semaines).

Chaque semaine je réfléchis à ce qu’est ma vie. Mon échelle est-elle sur le bon mur ? Fais-je les bons efforts à la bonne place ? Suis-je cohérent avec mes priorités ?

AH!!!

Le mot clé : Priorités.

Les priorités sont TOUJOURS là. Trop souvent invisibles et mal définies, elles surgissent à des moments inattendus et dictent nos actions. Elles se clarifient en prenant du temps pour y réfléchir.

 

Pour réussir à prendre ce temps de réflexion vous devez déterrer votre pyramide cachée.

 

Le modèle PRO est une méthodologie itérative. On répète les étapes sans ordre précis à chaque jour, à chaque heure dans certains cas.

Planifier.

Réfléchir.

Organiser.

 

Toujours en quête de sens, vous arriverez à d’abord déterrer la pointe de votre pyramide en utilisant des outils, trucs et astuces pour organiser votre liste de choses à faire, l’obnubilante TOUDOULISSE!. Une fois les tâches irritantes bien gérées, vous arriverez à mieux planifier à court terme et progressivement à long terme.

C’est à cette étape que vous aurez assez de perspective pour percevoir la nature du mur sur lequel votre échelle repose.

C’est à cette étape que vous entamerez votre première réflexion.

Étrangement, on y arrive presque chaque année lors de la période des résolutions du nouvel an… presque.

Votre pyramide se dégage. Un grain de sable à la fois.

La pointe contre laquelle votre orteil s’est fracassé ne pourra jamais plus être un obstacle qu’on frappe par hasard. La base de votre pyramide, vos priorités, saura éclairer la voie.

 

Planifier.

Réfléchir.

Organiser.

Trois actions.

Trois principes simples.

Je cite de nouveau Dee Hock : « Des principes simples et clairs engendrent des comportements complexes et intelligents. Des règles complexes engendrent des comportements simples et stupides. »

À bas les règles compliquées!

La méthode simple pour mieux gérer les tâches : le modèle PRO.

 


Pour ceux et celles qui n’ont pas encore rempli le sondage de deux questions sur les principales causes de pertes de productivité, re-voici le lien.

 


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