Respirez par le nez… des autres!

Respirez par le nez…des autres.

J’allais oublier l’autre façon de mieux respirer : la délégation. On pense à déléguer… trop tard. Prenez quelques minutes aujourd’hui et posez-vous les questions suivantes:

Qui peut le faire plus vite que moi?

Mieux que moi?

Ou encore, combien me COÛTE cette tâche?

Qui pourrait la faire aussi bien à moindre coût?

Moindre coût, c’est-à-dire en vous permettant de faire des choses à valeur ajoutée, plus rentable pour vous, pour votre famille, pour votre organisation.

OU encore… Qu’est-ce que je fais actuellement et qui, malgré le fait que je le fais mieux que quiconque (l’humilité est toujours la plus grande qualité d’un égo bien placé?), me pèse lourdement sur les épaules?

OU mieux… Qu’est-ce que j’accepte de laisser aller en sachant que ce sera complété à 80% et que personne ne remarquera qu’il manque 20%?

Des exemples :

Payer pour faire tondre le gazon. 10 ou 20$ pour vous permettre de reprendre votre souffle, votre énergie et votre créativité… merci Marc-Antoine!

Faire photocopier les tirés à part en utilisant l’internet et un service de livraison… merci Bureau en Gros!

Engager une précieuse aide cléricale ou de logistique pour finaliser les derniers détails de votre rencontre à l’extérieur? Merci Hélène!

Prendre quelques heures, une fois, pour expliquer à votre partenaire ce que vous attendez de lui dans l’élaboration de ce rapport mensuel… merci Sébastien!

Engager un étudiant en communication pour réviser et éditer les billets hebdomadaires de mon blogue… merci Vincent!

Certaines personnes me disent que leur principale tâche est justement de se faire déléguer des tâches. Ces gens me regardent comme si je provenais de la planète Zorkk dans une galaxie très, très lointaine lorsque je mentionne le mot délégation. Et pourtant? Le processus de délégation doit également être maîtrisé et contrôlé de leur côté. On ne délègue pas tout et on ne délègue pas pour se décharger de ses responsabilités! La personne qui reçoit les tâches doit aussi s’assurer de respecter quelques règles de base…

Tout d’abord, il faut clairement comprendre qu’avec l’imputabilité d’une tâche vient une certaine dose d’autorité. Autorité pour décider comment faire la tâche et pour s’assurer que la personne qui la reçoit peut la compléter seule sans devoir demander l’autorisation plus haut pour chaque étape.

La responsabilité demeure celle du délégateur. L’imputabilité, celle du délégataire. L’autorité doit être transférée du délégatuée vers le délégataire.

Vient le contrat.

Première étape : Expliquer la tâche et valider que le délégataire la comprenne et l’accepte.

Deuxième étape : Donner les détails de la tâche, le résultat final attendu, vos demandes spécifiques, la date limite d’exécution, les ressources disponibles.

Troisième étape : ÉCOUTER! Le délégataire vous fera part de ses questions, ses appréhensions et ses suggestions de méthodologie.

Quatrième étape : Le suivi. ESSENTIEL de votre part. Décidez ENSEMBLE de la méthode et de la fréquence. Ah oui… et de la façon dont vous évaluez la performance.

On signe le tout avec son sang bien sûr. Un peu dégoûtant mais quel impact!

Hmmm. Un stylo fait l’affaire également. Moins percutant, mais plus « politically correct ».

J’allais oublier les niveaux de délégation!

J’ai personnellement tendance à déléguer au niveau le plus élevé : Tiens, voici le projet et les attentes. As-tu besoin de ressources spéciales? Tu as une idée de la façon de réaliser tout ça? Quand penses-tu finir? OK, on se voit à cette date?

Et 2 jours avant la date fatidique, je réalise que OH NON!!!!!

Bon, j’ai appris avec le temps que ce niveau ne convient pas à tous.

À l’inverse, je vois régulièrement des gestionnaires qui délègue au niveau le plus bas : Tiens, fais ceci et viens me voir avant de passer à l’étape suivante. Utilise le gabarit 23 et met le titre en gras. En GRAS!

Et fais attention, il manque une virgule à la ligne 4?

Entre les deux extrêmes existent plusieurs niveaux.

En gros

Niveau 1 : Je te tiens par la main, je t’explique étape par étape, etc. Tu me dis ce qui se passe et je décide.

Niveau 2 : Propose-moi des alternatives et je décide.

Niveau 3 : Tu me dis ce que tu veux faire et j’approuve avant que tu ne le fasses.

Niveau 4 : Tu me dis ce que tu va faire et tu le fais à moins d’un «NON» spécifique

Niveau 5 : Tu me dis ce que tu as fait et tu me montres les résultats.

Niveau 6 : C’est à toi! On se reparle à la fin.

La plupart des délégateurs auront la tendance à déléguer à un niveau trop bas et la grande majorité des gens qui se font déléguer une tâche auront tendance à vouloir un niveau de délégation trop élevé.

Il s’agit de s’entendre sur le niveau approprié ENSEMBLE et de tester le tout… le SUIVI est donc, au risque de me répéter, ESSENTIEL.

Mais une fois toutes ces intéressantes conversations terminées, un esprit de bonne entente respectueuse s’installera où vous pourrez respirer par le nez, lentement profondément, avec le nez des autres.

Idéal pendant la période des allergies saisonnières!

Par François Lavallée, M. Sc.

 

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