La surcharge

La surcharge… L’overdose !

Une situation hypothétique… bien sûr !

Il m’arrive une chose étrange depuis quelques semaines. Je me sens débordé. J’essaie de comprendre. Est-ce dû à mon récent lancement de produit ? À la préparation de mon prochain lancement de produit ? À l’organisation des trois communautés de pratique du mois prochain ? Au suivi de factures ? Aux multiples rendez-vous avec des clients ? À la session de coaching ? À la rédaction de mes trois chroniques mensuelles? Hmmm… Je m’interroge. Ai-je trop de projets qui roulent en même temps ?

Non…

OUI ?

Non !

NON

Bien que contraire à la notion populaire de surcharge et de son lien avec le stress, le fait d’avoir beaucoup à accomplir ne stresse pas. Pas vraiment. Le fait de ne PAS pouvoir accomplir ce qu’on doit faire… haha… Là le stress nous guette ! Et le fait de ne pas terminer ce qu’on aurait dû accomplir est encore pire.

Comment réussir à tout accomplir, à ne rien laisser tomber, tout en restant équilibré et en bonne santé physique, mentale et psychologique ?

DÉFI DE TAILLE !

Après avoir lu des dizaines de livres sur le sujet, après avoir écouté quelques autres dizaines de cours sur CD à propos de la performance, après avoir assisté à des cours de gestion du temps, après avoir essayé de tout clarifier en écrivant sur le sujet, après avoir mis en application une tonne de trucs d’experts, Où en suis-je ?

Et plus important, Où en êtes-VOUS ?

La principale raison pour laquelle les gens ne réussissent pas à s’en sortir est toute simple : ils n’appliquent pas les consignes reçues pendant les formations. Ou encore, ils les appliquent pendant trois jours et abdiquent ensuite. Hey… Je fais partie de cette troupe aussi !

Nul besoin de se culpabiliser. Seulement 15% ou moins des gens mettent en application ce qu’ils apprennent. Et ce pourcentage baisse pendant les mois qui suivent l’apprentissage. Pourquoi ? Trop de concepts et de trucs en même temps.

Alors, je vais vous simplifier la vie en vous donnant les 18 étapes simples pour réussir à sortir de la surcharge !

Dûh !

Je vous en recommande seulement une … oui vraiment, une seule !

Une liste.

Voilà.

Fin de la chronique.

Mais encore…

La liste !

Rien de bien sorcier ici. Prenez une feuille au format pratique. J’adore le format 5.5 x 8.5 puisque je peux ensuite l’enserrer dans mon planificateur. Assurez-vous de pouvoir consulter la liste facilement par la suite. Le format est donc important. MAIS DE GRÂCE… pas un post-it ! Les post-it sont transitoires et doivent rapidement rencontrer leur destinée : la poubelle.

Cette liste est plus importante qu’un post-it et mérite une feuille neuve et de dimension appropriée. De toute façon, il devrait y avoir assez de choses pour remplir bien plus qu’un post-it… Donc, croyez-moi, une feuille, pas un post-it !

C’était la partie la plus difficile de tout le défi : le choix de la feuille. Le reste est aisé et relaxant.

Écrivez simplement tout ce qui vous passe par la tête. (Ouais, bon, j’ai récemment lu des données scientifiques qui faisaient état de ce qui passe par la tête des sujets masculins à toutes les 30 secondes… ceci est hors contexte… S.V.P. Messieurs, concentrez-vous !)  Tout ce qui vous préoccupe, tout ce qui vous empêche de bien dormir.

Les projets en cours

Les rapports à compléter ? Les entrevues à planifier

Le ménage à finir… ou à commencer

L’appart (remarquez le choix judicieux de langage contemporain !) à repeindre

L’auto à immatriculer

L’orthodontiste (c’est drôle comme TOUS les ados ont des broches… comme si on leur avait tous fait manger des suçons Rocket en leur disant de mordre et de tirer pour mieux sucer…) à rappeler

La procédure à écrire ou à réécrire

L’autorisation à aller chercher

Le nouveau logiciel à implanter

Le livre à réviser

Bref… TOUT.

Pas d’ordre précis. Laissez-vous aller… Il faut au moins 20 items. Prenez au moins 15 minutes pour faire cette liste.

Et ajoutez-y les choses que vous ne voulez pas oublier, mais qui sont importantes sans vous préoccuper immédiatement (du moins vous le pensez) :

Le cadeau de fête de Pierre, Jean-Jacques, Pierrette, Jeannette et Jacqueline…

Les vacances, etc.

Le REER du petit nouveau qui naîtra dans les prochains mois.

LAISSEZ-VOUS VRAIMENT ALLER !

CENSURE INTERDITE !

Ça donne quoi tout ça ? Une fois complétée, la liste devrait vous procurer un sentiment étrange. Une impression que vous n’avez peut-être pas ressentie depuis longtemps.

Le calme.

Oh, bien sûr, de voir tout ça en même temps peut paraître ÉNORME !

Et en contrepartie, vous avez maintenant une idée claire de ce qui vous trouble depuis quelque temps.

Une tête trop pleine ne travaille pas bien. Un poumon plein ne peut plus prendre d’air frais. Un muscle contracté au maximum ne peut plus se détendre pour se recontracter de manière efficace. Les analogies ne manquent pas !

Reprenez maintenant votre liste et posez-vous la question : Si je pouvais faire une autre liste avec les choses que je peux compléter demain… Et voilà votre premier pas vers le succès… et votre TO-DO list (ou toudoulisse) de demain !

Posez-vous une seconde question : Quelles sont les choses que je pourrais faire la semaine prochaine ? Et toc! La toudoulisse de la semaine prochaine !

Et maintenant la liste la plus importante, celle des choses à éliminer ou à déléguer. Vous remarquerez que plusieurs choses sur votre grande liste font surgir en vous un sentiment de frustration du genre : Je ne devrais pas faire cela ou encore un-tel (ah ce fameux un-tel !!!) devrait avoir ça sur SA liste. Nous avons tous tendance à prendre le singe des autres sur nos épaules.

Remettez le singe sur la bonne épaule.

Acceptez les conséquences de remettre les choses à leur place : un délai, une erreur à envisager et à corriger, quelques efforts pour encadrer votre collègue, votre fils ou… gulp!, votre conjoint !

Imaginez la vie à 80% parfaite : Personne ne vous oblige à la perfection en tout, en tout temps. Si tout était fait à 80%, le monde serait certainement meilleur. Pareto, cet Italien décédé il y a quelques siècles, avait démontré que 20% de nos efforts produisaient 80% de nos résultats. Il ne disait pas que nous devions toujours tout faire à 100% et à l’inverse, ne prônait pas le « botchage » professionnel. Non. Pareto proclamait que les efforts bien placés, bien investis, pouvaient faire avancer vite et bien.

Pourquoi s’en faire à perpétuité avec les détails, si le projet ne démarre jamais. Nous avons tous vu les commissions d’enquête sonder des centaines de gens pour produire un volumineux rapport qui ne sera jamais implanté parce que toutes les études ne sont pas complétées. Pourquoi donc ne tirons-nous pas une leçon de Pareto ?

Révisez votre liste et demandez-vous si vos efforts sont à la bonne place. Faites-vous trop de choses qui vous rapportent trop peu ?

Est-ce nécessaire de faire le ménage du printemps à chaque année (surtout si l’été n’arrive jamais…) ?

Est-ce nécessaire de faire imprimer en 50 copies si personne ne lit ce rapport ?

Est-ce nécessaire de réécrire en Word le compte-rendu de réunion si vos notes personnelles ne servent qu’à vous ?

Est-ce nécessaire de…

La surcharge est souvent causée par NOTRE entêtement à dire oui trop souvent.

À quoi pourriez-vous dire NON ?

NON … pour certains items de cette liste :

– NON à certaines demandes qui vous assailliront cette semaine.

– NON pour certaines personnes qui vous vampirisent à chaque jour.

– NON pour certaines choses qui requièrent trop d’efforts pour si peu de résultats.

Je regarde ma propre liste suite à la rédaction de cette chronique ; comme à chaque fois, je réalise deux choses :

1- Certaines tâches devraient… seront éliminées.

2- WOW et je répète WOW ! Tout ce que j’ai accompli en quelques mois…

Cet effet un peu pervers, mais combien bienfaiteur, est toujours une surprise à chaque fois que je fais une telle liste (car bien sûr, tout ce que j’ai écrit dans ces chroniques, je m’efforce de le mettre en pratique… tried and tested just for you !)

VOUS ÊTES BONS !

Ne l’oubliez jamais. En ces moments de surcharge et d’overdose de choses à faire, comme Super-maman, super-manager, homme ou femme d’affaires de classe mondiale ou simplement employé consciencieux, il faut prendre du recul pour se remettre en valeur. Nous sommes trop souvent notre pire juge.

Défi

1- Faites une liste.

2- Videz-vous la tête.

3- Épurez ensuite la liste en pensant à Pareto.

4- Donnez-vous une bonne tape dans le dos ou embrassez votre image dans le miroir…

VOUS ÊTES BONS… VRAIMENT BONS !

Citations inspirantes

« No man will make a great leader who wants to do it all himself, or to get all the credit for doing it. »   Andrew Carnegie

« First say to yourself what you would be; and then do what you have to do. »   Epitectus


Note: Article originalement publié le 2008/10/21

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