Un mois à la fois

Vous arrive-t-il la même chose à l’occasion?

Que ce soit lors des grands projets de rénovation couplés à la fin des classes, le camp de jour à planifier, la fête des Mères qui arrive dans… Oh non! C’est CE dimanche!!

Et la citation de Henry Ford (oui, oui, monsieur Automobile) ne nous est d’aucun secours :

« Rien n’est particulièrement difficile si on le divise en petites parties »

Mais voyez-vous, lorsque tout ça arrive le même jour, ou semble arriver en même temps, aucune citation, si brillante fût-elle, ne fera baisser la sensation de panique.

Aucune citation.

Aucun miracle.

RIEN!

Rien?

Revenons à la base. Encore.

J’ai toujours tendance à regarder un ou deux mois à l’avance. Et paniquez un ou deux mois d’avance également.

Mais, mais, mais? mon précieux agenda papier me sauve encore.

Mon agenda et quelques principes de délégation.

D’abord l’agenda.

1 mois à la fois.

Étape 1 : Faire une revue des activités du mois précédent et réécrire les évènements mémorables (rendez-vous important, mandat spécial, rencontre inoubliable, etc.). J’utilise le calendrier mensuel à cette fin, mais une page séparer dans un dossier Word peut très bien faire l’affaire.

Le but de l’exercice?

Plus d’un!

1- Vérifier que rien n’a été oublié.

2- Confirmer ce qui a été fait

3- Se taper dans le dos! Voyez tout ce que vous avez fait en 1 mois!

Étape 2 :  Reviser les objectifs du mois précédent. Ah oui, il fallait s’en fixer! Sont-ils accomplis? Reportés? Oubliés? Valent-ils la peine de les poursuivre?

Étape 3 : Identifier les objectifs du mois en cours et le temps approximatif de réalisation.

Étape 4 : Étudier le mois qui vient et le suivant.

Étape 5 : Ajuster.

Ah, quelle merveilleuse étape! Ce moment de pur bonheur où l’on réalise que tout est possible! Annuler un rendez-vous, reporter une rencontre, déplacer une réunion… quelques courriels ou coups de téléphone et hop! Finis les conflits!

Il ne reste qu’à bloquer certaines parties de votre horaire pour que vous puissiez mener à bien vos projets.

Tout ça semble bien simple.

Simple, mais relativement long.

En effet, comme le battement d’aile d’un papillon au Brésil qui entraîne une tempête à Bombay, chaque décision risque d’en affecter une autre quelques jours ou semaines plus tard. Chaque projet ou réunion déjà planifié, à l’inverse, a un impact direct sur votre planification en amont. En effet, pour pouvoir arriver à cet événement, que devez-vous faire? Lire un rapport, préparer un contre-rendu, défricher le terrain, contacter plusieurs personnes? Mais vous détenez le contrôle! Il ne suffit que de planifier selon le BATO!

Le but du mois, de la semaine.

Les actions à entreprendre

Le temps requis

Organiser l’horaire en conséquence.

Oui, oui, c’était le sujet de la dernière chronique mais j’insiste, car je me rends compte que certains lecteurs ont eu l’impression que le BATO était une activité spéciale, presque unique.

Le BATO est intéractif. On recommence chaque semaine! Chaque mois, chaque année. Et je vous suggère de le faire 1 ou 2 mois à l’avance!

Cette fenêtre de quelques semaines vous permettra de voir venir les évènements. Et vous verrez qu’un mois est TRÈS vite passé!

Ah oui, j’allais oublier l’autre façon de mieux respirer : la délégation. On pense à déléguer… trop tard.

Quel exemple éloquent… c’est déjà la fin de la chronique?

Un bon côté : Vous connaissez déjà le sujet de la prochaine chronique!

Par François Lavallée, M. Sc.

 

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