La planification!

Dans le sens de…?

C’est du gâteau!

Quand on parle de planification, plusieurs images cauchemardesques viennent à l’esprit de la plupart des gens. C’est pourtant un processus simple. Très simple. Et qui, à part quelques exceptions notoires, n’engendre aucune sudation excessive ou efforts particuliers.

Je vous ai suggéré de prendre quelques heures à la fin de la première journée de votre retour de vacances pour planifier. Et, tout à fait intentionnellement, je vous ai laissé en suspend en espérant susciter un grand besoin de lire la prochaine chronique. Pas très aimable le mec!

En fait, ce que je voulais surtout créer, c’est la réalisation d’un écart. Celui que la plupart des gens ont quant à leur processus de planification. Ce qu’il y a de bien quand on crée volontairement un écart, c’est de le combler par la suite.

Voici donc, en grande pompe… La planification en 17 étapes faciles! « Just kidding! »

La planification en seulement 4 étapes :

1- Révision de vos Buts.

2- Définir les Actions à entreprendre.

3- Déterminer le Temps pour chaque action.

4- Organiser votre calendrier avec ces blocs de temps.

Prenez le BATO vers la belle vie!

Ça, c’est le grand principe. Pour la planification à toute épreuve, en continu, pour le reste de votre vie. Mais avant de planifier le reste de leur vie, la plupart des gens veulent surtout planifier la semaine prochaine. Voici la méthode rapide qui complémente à merveille le BATO. C’est la RAME :

1- Révision des événements avant la période à planifier et faire une liste des choses non complétées.

2- Ajout à la liste des choses à faire pour la période à planifier.

3- Modification des engagements de la semaine.

4- Épuration des choses, engagements et réunions inutiles. En d’autres mots, déclinez quelques réunions ou déléguez/reportez quelques tâches.

Soyez réaliste maintenant : Planifiez 50 % de plus de temps que vous ne croyez nécessaire pour compléter les items. N’oubliez pas les multiples interruptions quotidiennes de la vie!

Soyez réaliste également : Si vous ne pouvez pas tout compléter en 40 heures, travaillez plus tard.

Mais non! Il y a d’autres semaines dans l’année (et en passant, ceci s’applique également à la période de fin du monde, c’est-à-dire la dernière semaine de décembre, alors que la direction générale de l’organisation s’imagine que « l’année prochaine » et « janvier » sont des concepts de science-fiction issus de cerveaux mutants de la planète Zwork). Dosez vos efforts pour prioriser les choses. Complétez les choses prioritaires d’abord, les autres ensuite.

Et comment prioriser? Voilà le truc à 22 000$ et je vous le donne sur un plateau d’argent.

Saviez-vous que les cimetières sont remplis de gens irremplaçables?

Savez-vous que les retards à cause de la circulation coûtent environ 1 milliard de dollars par an à Montréal seulement? C’est tiré d’une étude par la Société des Systèmes de Transports Intelligents du Canada (la SSTI du Canada… sérieux!). Les coûts pour L’Assomption ne sont pas disponibles, mais ça ne saurait tarder, car on a installé un arrêt obligatoire dans mon secteur!

Pourquoi ces quelques questions? Pour prendre du recul.

Si vous êtes irremplaçable dans votre organisation et que vous êtes pris dans un bouchon de circulation, vous réalisez que l’entreprise va s’écrouler et que ça va coûter cher…

Bon, revenons sur terre… Oui, c’est possible de ne pas tout faire et de rester en vie. Oui, c’est possible de laisser tomber certaines choses sans pour autant causer une guerre civile en Indonésie. Oui, vous avez encore ce pouvoir de décision.

Alors voici la procédure. Une fois la RAME complétée vous avez devant vous une liste de chose à faire, un toudou!

Cette liste est trop longue pour la grande majorité des êtres humains (la procédure pour les inhumains sera publiée un jour, ne vous inquiétez pas!). Vous devez maintenant prendre une décision pour chacun des items sur cette liste. Le manque de décision ne vous mènera nulle part. Il est frappant de voir le nombre de fois où une décision n’est pas prise dans nos organisations.

La décision de faire et la décision de quand le faire.

Pour chacun des items :

Est-il essentiel et primordial de le faire aujourd’hui? Identifiez cet item par un 1 ou un A

Si, par chance, il reste des items :

2- Est-ce quand même OK si vous le faites demain? Ces items méritent un 2 ou un B.

3- Tout ce qui reste est un C ou un 3 pour ceux qui ont une inclination vers les chiffres.

C’est le devoir de la semaine. Faites ça tout de suite avant de poursuivre la lecture.

ALLEZ!

 

Surprise!

Vous avez mis principalement des A ou des 1! Vous êtes bien avancé! Quelle technique moche! Mais non. On recommence tout ça. Les A (restons dans les lettres) peuvent et doivent être réévalués.

Quelques critères :

Est-ce possible de rapporter à demain sans conséquence?

Pouvez-vous demander au demandeur si un report est possible?

Y a-t-il des alternatives? Pouvez-vous demander de l’aide?

– Et la question qui tue : « Et si vous étiez malade, au chevet d’une personne chère ou piégé dans votre voiture sur une artère congestionnée? »

Soyez critique et sérieux dans votre évaluation des priorités : On dit que l’on regrette rarement de ne pas avoir passé assez de temps au boulot lors de notre dernière réflexion, au crépuscule de notre vie. Demandez-vous ce qui est vraiment important. Donnez-vous des limites! 40 à 45 heures par semaine sont suffisantes pour accomplir énormément, si vous choisissez les bonnes choses.

Vous êtes votre pire ennemi!

En ne priorisant pas.

En disant oui trop souvent.

En disant oui pour les mauvaises raisons.

En essayant de tout faire.

En essayant de tout faire seul.

En essayant de tout faire tout de suite.

Regardez votre liste qui contient surtout des A et faites l’effort d’en transformer la moitié en B et C. Ensuite, reprenez les vrais A et classez-les par ordre d’importance (encore!) ajouter un 1, 2 et 3 à côté de chaque A (ou un 1.1, 1.2, 1.3 pour ceux qui préfèrent les chiffres). Une liste normale, réaliste et réalisable contient rarement plus de 10 items par jour. Plus de 10 signifie que plusieurs items sont de peu de conséquences.

Et maintenant le plus important.

Vous avez priorisé les items. Vous êtes prêt à commencer. Il est très tentant de commencer par les choses qui répondent aux critères suivants :

Facile à faire.

Rapide à compléter.

Agréable à faire.

Résistez! Commencez par A1. Ensuite A2. Vous voyez le processus?

Le mot d’ordre est simple : Vous avez mis tout votre intellect au travail pour y voir clair. Maintenant, mettez-y votre coeur et… RESPECTEZ LA LISTE!

Le devoir de la semaine? Ça devrait déjà être fait si vous avez suivi les instructions!

Citation de la semaine

« Quand le temps d’agir est là, le temps de planifier est passé. »

Par François Lavallée M. Sc.

 

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