La paperasse!

Si vous avez des piles sur votre bureau, continuez la lecture!

Une pile ou douze!

Des post-its, du courrier, un suivi par-ci et un suivi par-là, un retour d’appel sur un bout de papier, des dossiers à lire, 3 articles découpés à la hâte, des Cours sur CD, une publicité pour un congrès, un mémo interne de votre patron vous demandant un rapport pour… Oups… La semaine passée! Scène familière?
Le bureau typique du travailleur contemporain ressemble souvent à un capharnaüm indescriptible. Oh, bien sûr, vous vous retrouvez dans toute cette paperasse.. Le dernier article de Untel? Oui, oui, je crois que je l’ai rangé dans cette pile… Non, non pas celle-là! NON! Ne touche pas à celle-ci! Son équilibre est précaire…
Et le vôtre? Votre équilibre? Car à force d’accumuler les formulaires, publicités et courriels que vous avez fait imprimer pour les lire plus tard (Non… Vous n’êtes sûrement pas de ce type de gens qui tuent les arbres…) et à mesure que les piles vous demandent de plus en plus de prouesses d’ingénierie et d’architecture, votre équilibre mental s’en trouve affecté.
Un consultant américain a d’ailleurs une business très lucrative pour exécutifs débordés qui consiste à débuter une démarche de gestion des priorités en… Faisant le ménage de leur garde-robe, de leur garage et, bizarrement, simultanément, de leur esprit.
Cette idée de rangement est très sérieuse. Ma conjointe me le répète assez souvent pour que je finisse par la croire! Mais, c’est bien beau les conseils de ménage, il faut quand même le faire! Et là, ça se gâte! Je suis, en effet, certain que vous avez tous, un jour ou l’autre, réussi à compléter ce fameux ménage de papier. Que vous avez tous regardé avec satisfaction votre bureau (le meuble ou la pièce) avec satisfaction une fois le rangement terminé. Certains ont même eu la surprise de voir la couleur de leur meuble. Vous aviez oublié n’est-ce pas, depuis le temps! Cette grande surface est idéale pour travailler de façon productive. Et votre cerveau réagit très positivement à cet environnement dégagé, aéré et libre de tout fouillis. Votre cerveau réagit tellement à cet environnement qu’on se rend compte rapidement que le fouillis physique qui vous entoure est reproduit dans votre esprit et engendre un fouillis cérébral! Quoi de mieux donc que de ranger le physique pour débroussailler le mental?
La grande question demeure la suivante : Pourquoi le fouillis revient-il quelques semaines plus tard?
Tout simplement parce que votre système de rangement ne vous convenait pas. Et TOC!
Je vous propose donc une version du système de David Allen. Encore une fois, je vous suggère d’acheter ce lumineux volume chez votre libraire préféré. « Getting Things Done ». Un incontournable. Si vous ne devez lire qu’un seul livre sur le sujet, lisez celui-là!
En gros, il vous faudra quelques accessoires avant de commencer. C’est donc le devoir de la semaine avant la fin de la chronique!
Avant de commencer… Je suis curieux… Comment s’est passé l’exercice du Non avec le sourire? Des succès à partager? Écrivez-moi! flavallee@aliterconcept.com
Devoir de la semaine
LISTE DE CHOSES POUR CHANGER SA VIE
1- 43 dossiers (folders) d’une couleur agréable (OK, OK, les beiges font l’affaire aussi! Pas aussi agréables, mais bon… Tous les goûts sont dans la nature.)
2- Une tablette de notes. Pas trop grosse. Je préfère les 5×7. Les post-it font aussi l’affaire si vous y tenez, mais 5×7.
3- Un rouleau d’étiquettes vierges et un marqueur-feutre ou encore, comme le suggère M. Allen, un P-Touch. (Et vraiment, c’est beaucoup plus cool comme ça… Garanti!)
Allez chercher tout ça avant de continuer la lecture.
De retour? Hey, c’est très sérieux! Ne continuez pas la lecture si vous n’êtes pas prêt à changer votre vie! Et si vous l’êtes, vous devez avoir tout le matériel.
Alors, voici la marche à suivre. Prenez 12 dossiers et identifiez-les en écrivant sur les étiquettes les mois de l’année. Janvier, février… Bon, vous savez le reste. Écrivez de votre mieux!
Écrivez ensuite sur 31 étiquettes les chiffres de 1 à 31 en gros! Apposez ces étiquettes sur… 31 dossiers. Les mathématiques ne devraient pas effrayer qui que ce soit à ce point.
Et voilà! Le devoir de la semaine est terminé. Vous ne vous en doutez pas encore, mais vous avez entre les mains une arme redoutable. Ces 43 dossiers, classeurs ou folders vous permettront d’améliorer votre performance radicalement et de laisser vos compétiteurs et collègues loin derrière à respirer la poussière de votre passage!
Et maintenant, le devoir de chaque jour qui vous reste à vivre.
À chaque fois qu’un item à base de cellulose apparaît sur votre bureau, utilisez la méthode P-A-D :
1- Poubelle
2- Action : 2 minutes ou moins : Now! Plus de 2 minutes? Allez tout de suite au #3.
3- Décision… Et c’est à ce moment que vos 43 classeurs changent votre vie! Décidez tout de suite quand vous pourrez traiter cet item. Insérer le document dans le classeur de votre choix. Ce sera peut-être le 2, le 13 ou le 30 du mois courant. Ce sera peut-être plus loin… Utilisez alors le classeur du mois suivant. Si c’est un document à conserver, classez-le… Marqueur et étiquettes sont toujours présents et à portée de la main.
Dernière étape : Sortez votre classeur de la journée dès votre arrivée au bureau. Voici votre to-do list de la journée! Respectez-la! Des items osent s’ajouter dans la journée? Décidez si vous les ajoutez à ce classeur ou dans un autre.
David Allen suggère d’ailleurs d’utiliser votre tablette à ce moment. Si vous ne pouvez traiter cet item en moins de 2 minutes, écrivez la chose à faire sur un bout de papier assez gros (d’où le format 5×7!) et insérez-le dans le bon dossier.
Détails techniques :
1- Une fois la journée passée, replacez votre dossier (vide!) à la fin de la section. Vous aurez toujours le dossier du jour en vue.
2- Placez le dossier du mois suivant après le 31. Quand vous arrivez au 31, videz le mois suivant en répartissant les items dans les dossiers des journées du mois.
3- Tous les autres dossiers sont classés en ordre alphabétique. Rien de complexe.
En passant, ayez toujours 10-15 dossiers/folders vierges, votre marqueur et étiquettes (ou P-Touch) à portée de la main. Ne soyez pas « cheap »! Prenez-en des dossiers!
Trop compliqué? Commencez par identifier vos 43 dossiers. Triez ensuite une de vos piles dans les différents dossiers en utilisant la méthode P-A-D (Relisez un peu plus haut si vous êtes confus!).
Ensuite, appelez-moi ou écrivez-moi! 514-993-7123, flavallee@aliterconcept.com
Citation de la semaine
« Celui qui veut garder son jardin propre ne se réserve pas un coin de mauvaises herbes! »   D. Hammarskjold

Par François Lavallée M. Sc.

 

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