Pas de temps à perdre

As-tu 2 minutes ?

Que pouvez-vous faire en 2 minutes ? Ou en 15 ?

De toutes les tâches à effectuer dans une journée, plusieurs se complètent en quelques minutes à peine. Avez-vous un système qui vous permette de mieux accomplir vos multiples petites choses ?

Tout d’abord, avez-vous un système qui vous permette de bien faire la liste de ces petites choses? Oh, vous avez déjà des to-do list… complémentées par des post-it peut-être ?

Beaucoup, beaucoup de post it ? Depuis l’avènement des post-it de couleurs variées et des couleurs pour identifier les priorités des courriels (bon, bon, je ne sais pas si TOUS les logiciels de traitement de courriels le permettent mais le mien, si ! …et je n’utilise pas cette fonction !), on voit apparaître des agendas très colorés ! Et distrayant ! Comment s’y retrouver avec toutes ces couleurs, tous ces signaux qui attirent notre attention ?

Retour vers la simplicité !

Je vois rarement des systèmes complexes de gestion des priorités qui fonctionnent aussi bien que les systèmes plus simples. Je connais plusieurs personnes TRÈS efficaces qui fonctionnent avec presque rien. À l’opposé, plusieurs personnes ont un agenda à anneaux avec des onglets, des sections et 18 formulaires différents pour prendre des notes de façon spécifique (un formulaire pour le kilométrage, un autre pour les dépenses, un autre pour les communications téléphoniques, une autre pour les suivis… rhaaâââââ !) et qui ne sont pas, soyons polis, très organisés.

Ah oui, il y a aussi les PDA : Personal Digital Assistant ! L’arnesal électronique qui accompagne maintenant les téléphones intelligents. Les téléphones le sont peut-être mais certainement pas tous leurs utilisateurs! Nous sommes condamnés à demeurer l’esclave de notre schéma cérébral.

Car le problème réside bien à ce niveau. Notre façon toute personnelle de comprendre les priorités et de les adresser adéquatement. Que cela nous soit légué de notre héritage génétique ou autre, nous avons tous une façon bien particulière de nous organiser. Et un agenda fût-il aussi complexe ou électronique que ce soit ne sous aidera pas beaucoup…

Si vous devez en plus passer quatre heures à apprendre comment utiliser tout ça, la folie vous guette !

Retour vers la simplicité ! 

Cette redondance typographique est importante, car elle est la base de tout nouvel apprentissage : la répétition.

Comment garder tout ça le plus simple possible ? Avec un seul type d’intervention.

Commencez comme ceci : Allez chercher (même pas besoin d’acheter, car vous avez déjà tout ce qu’il faut !) un calepin de feuilles blanches (ou lignées, on ne fait pas les difficiles!) et suivez la procédure suivante :

  1. Écrivez un item par page. Oui, seulement un item à compléter, par page.
  2. Déchirez la page.
  3. Répétez les étapes 1 et 2 jusqu’à épuisement… Pas le vôtre mais bien l’épuisement des choses à compléter.

Refaites ce processus tout au long de la journée pour le reste de votre vie. Ce n’est pas si difficile. Il suffit d’écrire ce qui nous passe par la tête à chaque fois. C’est étonnant comment ce simple petit truc nous enlève de la pression ! Tout à fait génial. Il faut bien sûr avoir un crayon et un calepin à portée de la main en tout temps… Et M. Allen a trouvé une façon tout à fait originale… et lucrative… de nous aider.

Les dames ont l’opportunité de conserver une panoplie extraordinaire d’objets dans leurs sacs à main. Quel objet sensationnel ! Les hommes n’ont pas cette chance… Oh, il y a bien le MURSE (ou Male purse), mais le look est encore étrange… Look de l’objet, look du porteur et look des gens qui le regardent ! Alors que faire ?

M. Allen a pensé à combiner un petit calepin, un crayon extensible et un porte-monnaie traditionnel… le tout pour 100$. Cher ? Pensez à toutes les idées que vous pourrez conserver plutôt que de les oublier ! Pensez à toutes les petites choses à faire que vous oubliez au grand damn de votre conjointe (oui conjointe et non conjoint car, pour une raison que j’ignore, la concentration de testostérone dans le sang des mâles affecte quelques facultés supérieures… dont celles de se souvenir d’arrêter à l’épicerie… C’est hormonal, je vous jure !).

Il ne reste qu’à organiser tout ça. Chaque jour, vous devez vider le calepin. Déchirer précautionneusement toute la page (qui ne contient qu’un seul item…) et agissez :

Si la chose prend moins de deux minutes : Faites-la maintenant.

Autrement : Décidez QUAND vous ferez la chose et placez la petite feuille dans un dossier portant cette date.

Haha… Les lecteurs attentifs reconnaîtront une référence à une chronique antérieure ! Bien sûr ! Le système à toute épreuve des 43 dossiers est décrit dans la Chronique #4 ou dans mon livre « Temps qu’à faire, volume 1 ».

Une fois ce système mis en place, tout s’éclaire ! Chaque fois que vous aurez un peu de temps à perdre au travail, vous pourrez jeter un coup d’oeil et identifier rapidement ce que vous pouvez faire en quelques minutes. Une fois le système mis en place, vous planifierez toutes vos tâches facilement et efficacement.

ATTENTION ! Facilement ne veut pas dire que cela ne requiert aucune discipline. Il est FACILE de faire tout cela, mais plutôt DIFFICILE de le faire de façon diligente et assidue.

Mais imaginez la scène suivante :

  1. Une révision du dossier quotidien en commençant la journée
  2. Une planification presque instantanée des activités de la journée
  3. L’accomplissement des tâches importantes d’abord
  4. Identification des tâches courtes moins importantes

Vous êtes en attente avant une réunion ou un rendez-vous ? Une fouille rapide dans le dossier et hop ! Une tâche rapide identifiée et complétée. Ou encore, un article à consulter, un appel à faire, une enveloppe à cacheter, une transaction informatique à effectuer… Et à la fin de la journée ? Les tâches non complétées, nécessairement celles qui avaient un niveau de priorité moins élevé, sont transférées dans le dossier quotidien… du LENDEMAIN ! On recommence le processus le lendemain et devinez quoi ?

Tout s’accomplit naturellement !

Les admirateurs des gadgets électroniques vous diront qu’ils peuvent faire tout ça également. Tout à fait vrai. Pour tous les autres, rabattez-vous sur le devoir de la semaine.

Devoir de la semaine

  • 43 dossiers à identifier
  • Un calepin à acheter
  • Des idées à écrire
  • Des choses à compléter

Essayez pendant un mois avant de dire que c’est trop compliqué…

Par François Lavallée, M. Sc.

 

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