Retour normal à l’anormal

Le grand retour!

La dernière chronique traitait du retour de crise. Cette chronique traitera du retour de crise estivale communément appelée VACANCES.
Malheureusement, la période de vacances estivales génère une crise organisationnelle chaque année. Qui va remplacer l’employé en vacances? Qui va accepter la surcharge pendant ces absences planifiées? Comment planifier la charge de travail et la répartir efficacement entre les employés qui gardent le fort? Comment faire quand vous êtes seul pour tout faire? Comment faire pour déterminer ce qui PEUT être reporté, voire négligé, pendant vos vacances?
Vous noterez que jamais je ne mentionne l’option de ne pas prendre de vacances. Les vacances sont absolument nécessaires pour recharger nos batteries. Chaque été, des articles sur la gestion des vacances et le besoin d’en prendre pullulent dans les magazines d’affaires. Cette récurrence est nécessaire : La répétition est la mère des apprentissages! Et les gens d’affaires négligent de façon notoire leurs vacances.
Pourquoi? À cause de la crainte du retour! Le retour normal à l’anormal!
Anormal parce que le nombre de courriels à traiter est anormal : Plusieurs centaines de courriels par semaine. On évalue maintenant que 90% des courriels reçus sont des pourriels! Vivement le SPAM control. Que ce soit des annonces de montres de contrefaçon ou des greeting ecards ou d’attrayantes gélules aux propriétés aphrodisiaques douteuses, ces pourriels augmentent tellement le nombre des courriels à traiter qu’un être humain normal risque fort d’effacer un courriel valide en même temps que les zillions de pourriels.
 
Anormal parce que les mandats incomplets sont toujours… incomplets!  En effet, à moins que vous ayez trouvé un remplaçant identique à vous-même (un clone génétiquement parfait!), vous risquez de retrouver vos projets dans le même état qu’avant de partir et de trouver quelques coquilles et écarts dans l’exécution des mandats que vous avez délégués aux autres. Et si vous êtes seul… Vous avez intérêt à avoir laissé un excellent message d’absence ET avoir clarifié les dates buttoirs AVANT de partir!
 
Anormal parce que vous revenez l’esprit tranquille et que vous heurtez un mur de boulot tout en ayant oublié vos codes d’accès et vos mots de passe!
À mon retour de vacances, j’étais prêt :
1- Mon message d’absence de boîte vocale a découragé la plupart des gens de me laisser un message. Résultat : Moins de 10 messages à retourner.
2- Mon message d’absence de boîte de réception de courriel a également bien fonctionné… Après que la fonction de retour automatique fut prise en charge adéquatement et que les boîtes de réception des gens en vacances finissent par arrêter de me renvoyer un message d’absence qui se faisait retourner un message d’absence… La boucle des vacances, le cauchemar des gens du service informatique!
Pourquoi alors me suis-je senti oppressé?
À cause des courriels accumulés? Pourtant non. À cause de la boîte vocale? Presque vide.
À cause de tous ces projets en suspens? HAHA! Rien n’avait changé depuis mon départ. Bien sûr. Tout restait à faire. Bien sûr. Mais il y en avait tellement!
Henry Ford est venu à la rescousse! « Rien n’est particulièrement difficile si vous le divisez en petites parties! » disait cet entrepreneur du début du XXe siècle. Le truc est de briser ce qui est trop gros en morceaux. Chaque morceau devrait être de taille à pouvoir être fait en un tour de main. Rien de bien compliqué dans cette opération. Pourquoi ne le fait-on pas tout simplement? La crainte de l’échec peut-être? Ou l’envahissement par la procrastination? Rien de pire au retour des vacances.
Le remède est donc l’Action. Commencez immédiatement. Tout passe par la planification, au risque d’être très redondant. Mais comment penser à faire une planification efficace avec l’accumulation de choses à faire qui s’est produite pendant votre absence? Encore un fois, retour à la case départ.
Il est clair que la priorité est d’éteindre les feux à votre retour. C’est LA priorité #1! Le danger est d’éteindre les feux pendant 8 semaines.
Exemple concret : MOI. Hmmm, cette chronique devient très autobiographique à l’occasion…
La première semaine de mon retour de vacances fut remplie de suivis. Cependant, j’avais décidé, avant de revenir, que ce serait ma principale tâche de la semaine. J’ai aussi décidé de prendre 4 heures la semaine suivante pour revoir ma planification des prochains mois.
4 heures de planification planifiée! Fou? Pas du tout! En fait, j’anticipe cette période avec beaucoup d’excitation. J’ai l’habitude de faire cet exercice 2 ou 3 fois par an et j’ai négligé de le faire depuis 9 mois puisque la planification précédente semblait encore valide.
ERREUR!
Même si le plan n’était pas complété, l’exercice de planification et de révision des objectifs est crucial pour vous aider à confirmer votre direction et l’évolution de vos projets. Nul besoin d’être compliqué! Aucun outil particulier n’est requis!

Voici donc mes suggestions pour une période de planification idéale :

1- Un endroit calme et inspirant
J’aime bien le faire dans un resto sympathique… Si le serveur accepte de vous verser du café pendant 4 heures. J’hésite à vous recommander votre bureau (même la porte fermée!), car les collègues et subalternes respectent rarement votre solitude.
2- Pas de courriel ou d’internet
Rien de pire que d’entendre le signal sonore vous indiquant un nouveau message. De la même façon, Facebook et Youtube offrent trop de distraction à un esprit en phase créative!
3- Plans et objectifs précédents
Le but de l’exercice est de vous permettre de voir plus clair. Vous aurez donc besoin de documents qui vous démontrent ce que vous aviez à faire. En révisant ces documents, vous réaliserez que vous avez accompli beaucoup depuis la dernière session de planification.
4- Feuilles vierges ou ordinateur
Il vous faut bien sûr un support où vous pourrez coucher votre nouveau plan d’action. J’adore travailler avec les cartes heuristiques ou « mind map ». On peut le faire sur papier ou avec un logiciel, mais le résultat est le même : Facile à produire et à consulter.
Et pour finir en beauté
5- La récompense!
Ne négligez pas cette importante étape. Vous aurez accompli un superbe boulot. Vous aurez clarifié vos objectifs. Vous aurez organisé les tâches pour vous et votre équipe pour les prochains mois. Vous aurez un sens renouvellé de la direction à prendre. Vous serez énergisé! Vous méritez une récompense! Pas nécessairement un voyage à Hawaii, mais une récompense tout de même. Que ce soit un livre ou un CD, un café exotique ou un massage, faites-vous plaisir… APRÈS l’exercice de planification complété!
C’est déjà la fin de la semaine! Vivement lundi et la session de planification!!

 

DEVOIR 

Planifiez MAINTENANT votre session de planification. 3 heures minimum. Loin des distractions habituelles. Profitez de votre solitude!
CITATIONS
« Le pouvoir de me sortir de ma solitude – ou de m’y retourner – n’a jamais appartenu à une autre personne que moi. Seulement moi. »
Martha Beck
« Une heure de solitude réflective prépare le coeur pour les jours de conflit et renforce son armure contre les ennemis les plus insidieux »
Perceval

Par François Lavallée, M. Sc.

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