Toc toc, qui est là ?

Les interruptions vous tuent ? Sachez les interrompre !

Gestion des interruptions

Identifiez les interruptions les plus fréquentes qui vous empêchent de faire progresser votre travail.
Le téléphone ?
Le Courriel ?
Les visites impromptues ?
La pagette ?
Le Blackberry ?
Sachez reconnaître les priorités ! Il a été démontré à maintes reprises qu’une interruption de 60 secondes générait une perte de temps de 10 minutes. Dix minutes à se remettre au travail au même niveau de concentration qu’avant l’interruption.
Il a été également démontré qu’un employé de bureau se fait interrompre entre 5 et 12 fois par heure. Le nombre de fois étant inversement proportionnel au nombre de niveaux hiérarchiques entre lui (Par souci de clarté littéraire, j’utilise le masculin tout le temps. Désolé mesdames !) et le président. Bref, plus vous montez, plus vous êtes interrompu. Les promotions vous font devenir un être humain interrompu ! Vous passez tout votre temps à vous « starter« !
Quelques conseils :
1- Refusez les promotions ! Efficace pour gérer les interruptions. Moins efficace pour être en mesure de gérer tout court !
Blague à part, voici les conseils (Remarquez que le conseil précédent est réel, tout dépend de vos objectifs de carrière et de vie !)
L’interruption par excellence : La sonnerie du téléphone. Ils ont bien essayé de changer la sonnerie et de la rendre plus agréable (surtout sur les cellulaires où vous pouvez choisir la toune d’Iron Maiden ou de Black Sabbath qui vous rend plus calme !), force est de constater que le réflexe de Pavlov fonctionne chez les humains aussi. Ça sonne, on répond ! Il y a en même qui en bavent d’impatience lorsque le téléphone du cubicule d’en face retentit (Autre conseil pour ne pas nuire à votre carrière : Avoir un mouchoir à portée de la main si ce réflexe est trop puissant chez vous).
Petit truc pour le téléphone : Utilisez le retour d’appel. Laissez votre boîte vocale prendre les appels et prenez vos messages une fois par demi-journée. Planifiez du temps sans téléphone pour faire avancer vos dossiers.
Les courriels ont été traités la semaine précédente.
Truc complémentaire : Disciplinez-vous à prendre vos courriels à des moments stratégiques. Au retour de la pause, après les repas ou à tout autre moment de baisse d’énergie. Stratégie simple mais efficace. La plupart des gens sont très « hot » le matin. Il est évident qu’il n’est pas « cool » de gaspiller cette énergie en lecture de courriel. Votre biorythme vous dictera la conduite appropriée. Si vous devez vraiment consulter votre « in box » souvent, assurez-vous au moins d’enlever la petite cloche qui vous annonce l’arrivée d’un nouveau courriel.
Autre interruption importante, surtout le lundi matin ou le vendredi après-midi : Les visiteurs ! Plus nombreux au retour des vacances et plus insistants mais généralement peu importants (À l’exception du patron qui a toujours des choses captivantes à vous raconter… Bien sûr !). Ces mêmes visiteurs qui prennent racines dans votre cadre de porte (Si vous avez la chance d’avoir eu la promotion mentionnée précédemment, celle-là même qui venait avec… Gulp ! Un bureau fermé !) ou qui semblent avoir été coulés dans le ciment. Bref, difficile à décoller ! La fréquence de leurs visites est souvent inversement proportionnelle à la pertinence de leur propos. Que faire ?
Truc : Levez-vous ! Ne lui laissez pas le temps de s’asseoir ! Il prend siège quand même ? Déplacez-vous vers la porte comme si vous étiez sur le point de partir. Tenace ? Mettez la main sur la poignée de porte ! Encore là ? Allez aux toilettes avec votre courrier ou avec une petite brique de 875 pages ! Tout le monde comprendra votre besoin de partir ! Si le visiteur n’est pas assez perspicace, partez avec le dictionnaire ou l’annuaire de Montréal ? Il finira par comprendre!
Bon, il est possible qu’il soit vraiment collant. Le genre de partenaire de cabinet qui vous parle pendant que vous… Ceux-là vous collent littéralement aux fesses. Vous aurez besoin d’un face à face (Assurez-vous de bien prononcer la dernière phrase).
Gardez en tête que lorsque votre porte est fermée… Votre porte est fermée ! La politique de la porte ouverte est importante. Il est primordial que vous permettiez à vos collègues de vous parler. Tout aussi primordial et essentiel est le temps que vous consacrez à la personne la plus importante au monde : VOUS !!
Pagette et BlackBerry, le récent fléau qui garantit une disponibilité totale, complète et irrévocable. Finies les heures supplémentaires : Votre Blackberry vous permet de répondre à vos courriels partout (Et je veux dire partout…)!
Une mise en garde s’impose : Tous ces trucs fonctionnent pourvu que vous vous discipliniez à les mettre en pratique. Le BlackBerry ou tout autre de PDA (Personal Digital Assistant) du même acabit sont de précieux outils qui deviendront rapidement un boulet si vous vous laissez prendre à ce jeu dangereux. Planifiez des périodes de prise de messages. Évitez de le faire pendant les réunions : Pas respectueux du tout.
Attention au SPM : Le Syndrôme des Pouces Meurtris ! Planifiez des périodes de no-Berry. Rien de mieux pour se « dé-Berryzer« !
Vous avez droit à des périodes « déconnectées ».
Rappelez-le à votre patron.
Rappelez-le à vos clients.
Rappelez-le à vos collègues, mais surtout…
Rappelez-le-vous ! (J’avoue que ça sonne drôle, mais ça s’écrit facilement !)
Nous reparlerons aussi des interruptions volontaires un de ces jours. La pause santé : Essentielle !
Devenez maître des interruptions. Pratiquez quelques jours et remarquez la différence. Appréciez votre contrôle et passez à l’étape suivante : Restez maître des interruptions.
 
Citation de la semaine
« On devient ce qu’on fait souvent ! »   Un grand sage l’a dit. Je n’en prends pas le crédit, mais mon Dieu qu’il était brillant ! Notez qu’il est mort quand même !

Par François Lavallée M. Sc.

 

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