C.02.006, Interprétation 5.4 : Documentation de la formation

Est-ce que nous sommes devenus fous?

Je participais récemment à une discussion sur les LMS. Learning Management System. La nouvelle bête noire des services de formation. Bête noire, parce qu’il faut maintenant non seulement gérer la formation, mais aussi gérer la documentation à un niveau qui devient, franchement, ridicule.

Quelques questions posées par les participants : Comment faire pour s’assurer que les curriculums de tous les employés sont maintenus à jour? Comment s’assurer que tous les employés soient formés à temps? Et les changements de poste? Qui pourrait-on mettre responsable de faire le suivi? Les superviseurs? Pas le service de formation!! Et qui fera l’entrée de données de tous ces changements dans le LMS? En passant, quel LMS utilisez-vous? SAP? Isotrain? Plateau semble prendre le plus de place récemment… Et l’autre, comment s’appelle-t-il déja? Quelqu’un a-t-il fait un benchmark pour savoir lequel est le meilleur? Non, non, faites moi confiance, disait le représentant…

DAH!

Discussion sans fin et sans résultats. Je me suis presque levé en criant : STOP!? On est en train de prendre les arbres pour la forêt ici! Et la formation là-dedans? On fait des efforts démesurés à mettre en place des systèmes de suivi. On engage des sommes considérables et des effectifs humains tout aussi considérables dans un projet de LMS, en s’efforçant d’être conforme à la réglementation, mais on en oublie presque constamment la vraie cause du problème : La formation déficiente des employés.

Mais si seulement on faisait la bonne chose au niveau de la documentation… La réglementation canadienne stipule que les activités de formation doivent être consignées dans des dossiers. Pas dans un LMS! Le problème n’est pas la consignation mais bien le roulement constant des employés, les procédures d’affichage, les changements interminables au niveau des procédures (un point, une virgule et une typo SVP), les nouvelles directives corporatives et j’en passe. Le LMS est loin derrière.

Technologiquement parlant, nous en sommes là cependant. À moitié. La plupart des compagnies ont fait des efforts importants pour en arriver là, mais sans grande volonté de bien performer. Tout ceci n’est qu’une opinion bien sûr, vous l’aurez deviné à la lecture des mes chroniques précédentes. Nous en sommes rendus à ce tournant technologique simplement parce que la pression réglementaire nous y force. Les processeurs de nos ordinateurs nous permettent de le faire et la réglementation nous pousse (nous suggère!!) inexorablement vers un contrôle informatisé de nos dossiers de formation.

Ok. Mais qui fera l’entrée de données? Un groupe sélect d’individus qui doivent prendre 4-5 jours de cours pour comprendre tout ce beau méli-mélo. Et bien sûr, ces superbes LMS ont été programmés par des… programmeurs! On s’approche lentement des besoins des utilisateurs en terme d’interface graphique, mais on est encore loin de la convivialité promise par les grandes compagnies de logiciel. Demandez à n’importe qui de faire l’entrée de données dan un LMS et attendez-vous au pire! N’oubliez pas de faire des back-up! De toute façon, vos curriculums ne vous dictent-ils pas que vous devez former ceux qui font l’entrée de données? Alors la boucle est bouclée : Vous devez former ceux qui formeront!

Ne serait-il pas plus simple d’automatiser tout ça? Le web nous fournit des exemples quotidiennement de l’automatisation requise pour nos systèmes. Vous faites des achats en ligne sur des sites sécurisés? Vous participez à des forums de discussions? Vous vous inscrivez à des bulletins électroniques et des newsletters, des e-zines? Vous soumettez des articles? Vous avez une page web personnelle ou une page myspace, facebook, ou encore vous assistez à des rencontres sur Second life? Wow. Et qui s’assure que tout ça est bien fait? Combien de personnes chez amazon.com, ebay ou autre font de l’entrée de données? Qui vous inscrit sur les listes de distribution? PERSONNE. Les gens travaillent à programmer tout ça, mais pas à faire l’entrée de données. CORRECTION. Qui fait tout l’entrée de données? TOUT LE MONDE. L’UTILISATEUR.

Et si on laissait à chacun le soin de documenter sa formation? (Hmmm, on parle de faire confiance ici… Un problème en soi.) Et si on imaginait des systèmes où l’utilisateur, au moment d’effectuer une tâche, par exemple une opération de compression ou une analyse de laboratoire, devait faire un « login » et automatiquement se ferait donner l’autorisation de poursuivre, basée sur son dossier de formation? Pas d’autorisation? L’employé serait avisé instantanément des raisons du refus, tout probablement une formation manquante. La procédure à lire serait mise à sa disposition ainsi que l’évaluation de connaissances. Complété? On continue.

Oh, et en passant, l’étape 6.3 est erronée… L’employé envoie une proposition de modification via le réseau sans fil. Pré-requis : Procédure ou aide-mémoire en place des formateurs-coachs disponible, un curriculum par poste, des machines reliées entre elles et un appareil portatif personnel interactif avec Wi-Fi. Pas de science-fiction ici. Tout cela existe. Et pas cher!

Un iPod touch coûte environ 500$. Chaque employé devrait recevoir un iPod touch à son arrivée. Personnalisé avec toutes les procédures à lire accessibles par le système Wi-Fi. Vidéo motivant du président en prime! Mise à jour instantanée. On pourrait même ajouter un GPS… Finies les cartes de punch! Et en plus, on pourrait savoir le temps qu’il passe dans les toilettes… OK, OK, big brother nous voilà. Sans se rendre à cet extrême, il serait facile d’imaginer les mises à jour de formation en continues lors des révisions de procédures. Bien supporté par des formateurs-coach disponibles, il serait stimulant de faire la formation, just in time. Fini les problèmes de planification.

Mais, wo… Combien encore pour tout ça? 500$ par personne! C’est fou? Pas du tout. Un exemple concret : Un LMS coûte 50 000$ à installer et à valider (environ). 250 employés x 500 = 125 000. C’est donc dans le même ordre de grandeur. MAIS… On peut éliminer au moins un poste d’entrée de données; on élimine les formations superflues dispensées juste au cas où on en aurait besoin; on arrête moins souvent et moins longtemps les opérations; on augmente la productivité de tous; on respecte la vitesse d’apprentissage de chacun; on permet à CHACUN de proposer des modifications aux procédures sans intermédiaire (vérification par l’expert requise plus loin mais quand même) et on augmente la motivation de bien faire les choses de la bonne façon. BREF : IMMENSE retour sur l’investissement.

On implante une culture d’apprentissage. Une organisation apprenante! Une Learning organisation.

Et c’est là que le bât blesse. Car je ne suis pas convaincu que les entreprises implantent des LMS pour les bonnes raisons. On voit encore, en la formation, une dépense et non un investissement. Et je suis d’accord, les LMS sont une dépense. Si seulement on voulait vraiment utiliser la technologie, on irait une étape plus loin pour VRAIMENT implanter la LEARNING ORGANISATION et on ajouterait l’interactivité avec les équipements et les appareils portatifs sans fil. ÇA, c’est la technologie contemporaine disponible. ÇA, c’est un LMS basé sur les besoins humains. ÇA, c’est le succès.

Autrement, gardons les systèmes papier et demandons aux superviseurs de bien gérer leurs équipes. Sur le plancher, en passant. Wow. Tout ça en lisant l’interprétation 5.4. Combien de cafés ce matin?

En attendant la prochaine chronique… Faites la différence!

« Many of the things you can count, don’t count. Many of the things you can’t count, really count. »   Albert Einstein

« Coming together is a beginning.?Keeping together is progress.?Working together is success. »   Henry Ford

Par François Lavallée M. Sc.

 

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